Goed werken: prioriteiten, pomodoro, perfectie

Als je een berg werk wilt beklimmen is het handig om twee routes te onderscheiden: ‘Het goede doen’ en ‘Het goed doen’. Eerst het één, dan het ander. ‘Het goede doen’ betekent prioriteren: Wat pak ik eerst aan? Wat daarna? ‘Het goed doen’ betekent hoe je het aanpakt binnen de gestelde tijd.

Het goede doen

Steeds meer klussen om in dezelfde tijd te doen. Hoe effectief is het werken dan nog? Je kan natuurlijk time-managen tot je blauw ziet maar op een gegeven moment houdt het op effectief te zijn. Een mens is geen computer. Als er maar klussen bijkomen zonder dat er iets anders wegvalt, wordt het ergens teveel. Help, ik ben geen dolle duizendpoot!

Hoe maak je zoiets bespreekbaar? Start met een lijst of een mindmap van wat er allemaal op je bordje ligt en ga sparren met collega of leidinggevende: “Wil je met me meedenken? Waar vind je dat ik moet beginnen? Er is meer werk dan tijd, hoe moet volgens jou de prioriteit liggen?” Vervolgens kies je 3 klussen voor vandaag. Of 2 (afhankelijk van de omvang). Pas dan ga je aan het werk.

Klinkt simpel he? Maar toch doen mensen dat niet (genoeg). Waarom is dat? Ik denk dat we dan een gevoel van falen krijgen als we om hulp vragen. Het idee dat een ander denkt dat we ons werk niet aankunnen, dat we onder de maat presteren. Dat ze er achter komen dat ik het niet kan. Zeggen dat je ‘het niet allemaal kan’ lijkt toegeven dat je onvolwaardig medewerker bent, 0f zoiets. Is dat zo? Wat mij betreft niet. Het is grenzen aangeven en bespreekbaar maken waar die liggen. Soms levert dat botte reacties op. Vraag je dan af of je (nog) wel op de juiste plek zit. Als deze botte communicatie een ‘afdelingsnormaal’ is, wil je hier nog blijven werken dan? Vaker geven mensen zelf op een botte manier hun grenzen aan. Tja, je kunt natuurlijk weinig begrip verwachten als je mensen tegen je in het harnas jaagt… Het is belangrijk om niet te lang te wachten, je irritatie / gevoel van onvermogen niet te lang te onderdrukken want dan wordt de emotionele lading erachter steeds groter. Daarom is het overzicht van wat er op je bord ligt (lijst, mindmap) zo belangrijk. Dit kan je laten zien, het is geobjectiveerd, geen emotionele ondertoon van ‘ik trek het niet’.

Kies je ervoor de torenhoge berg niet bespreekbaar te maken, dan kies je ervoor in je eentje te blijven buffelen. En als je dat veel stress oplevert dan kies je er misschien wel voor om overwerkt te raken. Is dat de prijs die je wilt betalen? Het kan een dure zijn… maar je bent natuurlijk welkom in mijn praktijk

Het goed doen

Er is aardig wat wetenschappelijk onderzoek gedaan naar effectief werken. Het blijkt dat we het meest effectief zijn als we 25 minuten geconcentreerd werken en dan even 5 minuten iets anders doen (fysiek en mentaal). Rokers doen het in dat opzicht zo slecht nog niet. Niet dat ik je aan de sigaret wil hebben, maar de regelmatig korte onderbrekingen waarbij je naar een andere plek beweegt maken wel dat je bij terugkomst effectiever werkt.

Zonder sigaretjes werk ik zelf het liefst volgens de Pomodore-methode. Dit is een methode die blokken werktijd van 25 minuten afwisselt met ‘5’ minuten even van de werkplek om afstand (dus overzicht) te creëren (planten water geven, wasmachine vullen, papier versnipperen, koffie halen). In die 5 minuten haal je even de druk van de ketel waardoor je brein beter doorbloed raakt. Hierdoor blijf je helderder en uiteindelijk – blijkt dus uit wetenschappelijk onderzoek – ben je vele malen meer effectief. (Lees hier meer, ik gebruik zelf geen sheet.) Ik gebruik de app ‘brain focus’ uit de appstore. Een timertje dat ik instel op 20 á 25 minuten en ik stel ook de pauzes in. Zo kan ik beschikbare tijd opknippen in focusblokken en het werkt heerlijk.

Ik zie zonder uitzondering iedereen bedenkelijk kijken als ik hierover vertel. Zo’n fronsje van ‘jaja, steeds 5 minuten pauze, get real!’ Wat benauwt ons toch aan die 5 minuten? Niet die 5 minuten zelf natuurlijk. Is het de enorme klussenberg die er ligt, het schuldgevoel als we niet druk zijn met bergbeklimmen? Dat we ‘niet druk’ uitstralen en er wellicht nog meer werk bij krijgen? Dus blijven we doorwerken op die berg en nemen we niet de tijd om even van een afstandje naar al dat werk te kijken en overzicht te krijgen. Door steeds door te gaan raken we beetje bij beetje het overzicht kwijt en groeit een gevoel van dreiging van die onduidelijke berg onaffigheden. Dat geeft stress.

Als je aan een klus begint, begin dan met het eind voor ogen. Wát wordt er gevraagd? Hoe ziet het eruit als het af is? Hoe ‘perfect’ moet ik het opleveren? Doe je dit niet, dan doe je alles op dezelfde manier. Heb je een beetje de perfectionist in je, dan lever je álles af met een gouden randje of anders ben je zwaar ontevreden over je werk. Choose your battles! Stel je moet een rapport maken voor iemand. Heb je dan uitgevraagd of iemand geïnteresseerd is in de details of volstaan alleen de uitkomsten? Wordt er 1 A4 verwacht of een rapportage van 14 pagina’s? Hoe belangrijk is dit in het hele (werk)proces? Is het een tijdelijk stuk of wordt het een naslagwerk wat nog langere tijd gebruikt gaat worden? Is het voor intern gebruik of moet het een visitekaartje naar buiten zijn? Wanneer is goed goed genoeg?

Denk na over je werk, voordat je aan het werk begint. Echt, neem er even de tijd voor. Dat scheelt je enorm veel energie aan het eind van de bergwandeling!